Fachbereich: Kundensupport
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Im Verwaltungsbereich einer Wohnungsbaugenossenschaft verlief die Erstellung personalisierter E-Mails zur Kundenansprache bis dato händisch und sehr zeitaufwendig. Anpassungen von Standard-E-Mails mussten manuell vorgenommen werden und führten im Prozess zu Verzögerungen und ineffizienten Arbeitsabläufen.
Ziel des Projekts war es daher, diesen Prozess durch die Entwicklung eines intelligenten Chatbots zu teilautomatisieren. Der Chatbot sollte benutzerfreundlich gestaltet sein und eine schnelle sowie fehlerfreie E-Mail-Erstellung ermöglichen.
Zu Beginn des Projekts wurde eine detaillierte Anforderungsanalyse durchgeführt, die den Erstellungsprozess von Mailings sowie relevante Standard-E-Mails umfasste. Auf dieser Basis wurden klare Anforderungen für den Chatbot definiert. Anschließend begann die Entwicklung des Chatbots mit Fokus auf eine intuitive Benutzeroberfläche und eine KI-gestützte Generierung personalisierter E-Mails. Der Chatbot wurde mithilfe von Azure OpenAI und Azure AI Search entwickelt, um eine leistungsstarke KI-gestützte Interaktion zu ermöglichen. Diese Technologien ermöglichen es dem Chatbot, personalisierte E-Mails effizient zu generieren und relevante Informationen aus einer umfangreichen Datenbank schnell abzurufen.
areto brachte umfassende Expertise aus den Bereichen Künstliche Intelligenz, Data Science und Customer Experience in das Projekt ein. Das Projektteam bestand aus Expert*innen für Data Science, Automatisierung und UI/UX-Design, die gemeinsam eine innovative und praxisnahe Lösung entwickelten. Die Verbindung von Data Analytics und KI ermöglichte eine hochautomatisierte und dennoch flexible E-Mail-Erstellung, die den individuellen Bedürfnissen des Verwaltungsbereichs gerecht wird.
Das Projekt wurde erfolgreich abgeschlossen, und der entwickelte Chatbot konnte die Effizienz der E-Mail-Erstellung erheblich steigern. Die gewünschten Verbesserungen wurden erreicht: Eine signifikante Zeitersparnis, die Reduzierung von Fehlern durch teilautomatisierte Prozesse und eine nahtlose Integration in die bestehenden Arbeitsabläufe. Der Kunde profitiert langfristig von einer gesteigerten Produktivität, da die Verwaltung nun personalisierte E-Mails schneller und in qualitativ hochwertiger Form erstellen kann.
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